À quelques jours de l’assemblée générale, plusieurs membres absents remettent leur procuration à la même personne, et le bureau hésite sur le nombre de mandats à accepter. Le premier réflexe est de consulter les statuts : la loi de 1901 ne fixe aucun plafond national, tandis que les règles internes peuvent limiter, encadrer ou interdire ces pouvoirs.
Lorsqu’un maximum est prévu, il s’impose pour l’assemblée concernée. Si les statuts restent silencieux, une interprétation ministérielle admet que le nombre de mandats puisse ne pas être limité, mais une règle interne claire, un formulaire signé et une traçabilité sur la feuille de présence réduisent les risques de contestation.
Résumé
- La loi de 1901 ne fixe pas de plafond national : la règle dépend des statuts ou du règlement intérieur de l’association.
- Si les statuts sont silencieux, l’interprétation ministérielle citée admet le vote par procuration et indique que le nombre de mandats peut ne pas être limité ; une règle interne explicite permet de mieux encadrer cette pratique.
- Pour changer une règle inscrite dans les statuts, suivez la procédure de modification qu’ils prévoient, notamment les règles applicables de convocation, de quorum et de majorité.
- Sécurisez la gestion des mandats avec un formulaire écrit signé, les mentions utiles, un contrôle d’identité si besoin, puis l’inscription et l’archivage sur la feuille de présence.
Combien de procurations une personne peut-elle recevoir ?
Le nombre de procurations qu’une personne peut recevoir dépend d’abord des statuts. La loi du 1er juillet 1901 ne fixe aucun plafond national : la règle applicable vient donc des textes internes de l’association.
Ce que les statuts peuvent prévoir
Les statuts déterminent la possibilité, la forme et les limites de la procuration : vous pouvez y prévoir l’interdiction, l’obligation d’un formulaire écrit, ou un plafond de procurations par mandataire. La loi de 1901 fixe le cadre général des associations sans détailler ce point ; consultez le texte de la loi du 1er juillet 1901.
Que faire si les statuts ne tranchent pas ?
Selon l’interprétation ministérielle citée, lorsque les statuts ne traitent pas la question, le vote par procuration est admis et le nombre de mandats détenus par un même mandataire peut ne pas être limité. Pour encadrer cette pratique, la réponse ministérielle publiée par l’Assemblée nationale recommande d’inscrire une règle claire dans les statuts ou le règlement intérieur, afin de préciser la limitation applicable en AG selon la réponse parlementaire.
Inscrire ou modifier une règle sur les procurations dans les statuts de l’association
Si le plafond ou les règles de forme doivent figurer dans les statuts, vérifiez d’abord la procédure de modification qu’ils prévoient avant de soumettre le projet à l’assemblée compétente. Préparez un texte précis qui indique qui peut être mandataire, le nombre maximal de procurations par personne, la forme exigée et les modalités de preuve. Avant le vote, vérifiez dans les statuts et, le cas échéant, dans les textes applicables la procédure de modification, notamment les règles de convocation, de quorum et de majorité.
Avant la convocation, diffusez le projet de clause accompagné des motifs de la modification et joignez un modèle de formulaire pour faciliter son application lors de l’assemblée générale. Pour assurer la traçabilité, conservez la version adoptée avec le procès-verbal.
Donner et recevoir une procuration en toute clarté
Organisez la gestion des procurations en amont : standardisez un formulaire, prévoyez une signature et, si les textes internes le permettent, une date limite de dépôt. Indiquez clairement si la procuration vaut pour l’ordre du jour précis et si elle est spécifique à une AG ordinaire ou extraordinaire.
Mentions utiles dans le formulaire de procuration
Mentions à prévoir
- Le nom et la qualité du mandant, ainsi que le nom du mandataire.
- La date et le lieu de l’assemblée générale, l’ordre du jour visé, la date et la signature.
- Les éventuelles limites du pouvoir : certains points seulement, tout l’ordre du jour ou une durée précise.
- En cas de doute sur l’identité, vérifiez les règles applicables avant de demander un justificatif.
Deux modèles et une liste de contrôle
Documents à préparer
- Une procuration simple, qui donne un pouvoir complet pour l’assemblée générale.
- Une procuration limitée à certains sujets ou pouvoirs.
- Une checklist pour la réception, la numérotation, l’inscription sur la feuille de présence et l’archivage avec le procès-verbal.
- Si nécessaire, une copie de chaque procuration jointe au dossier de l’assemblée.
Contrôler les procurations le jour de l’assemblée
Contrôles le jour de l’assemblée
- Vérifiez la concordance des noms, la signature, la date et la feuille d’émargement.
- Inscrivez sur la feuille de présence le mandant, le mandataire et le numéro de la procuration.
- Comptabilisez les procurations pour le quorum et le calcul des voix selon les statuts.
Conservez l’ensemble des procurations signées et, le cas échéant, documentez les vérifications d’identité autorisées et nécessaires. En cas de contestation, l’examen peut notamment porter sur les statuts, la preuve écrite et la régularité formelle des pouvoirs, comme l’illustre une décision de la Cour de cassation. Cette traçabilité permet de justifier les contrôles effectués.
